Documentação SAP: trabalho jogado no lixo (depois de um tempo)

Diga-me para que serve, e farei com bom gosto.

Em meu trabalho sou movido por motivação e objetivos, sempre procuro olhar alguns passos adiante e entender o objetivo de meu trabalho e em cada uma das atividades diárias. Basta explicar e entender o objetivo que o restante acontece naturalmente.

Tenho pleno entendimento que nem tudo vai ser agradável, pelo contrário, sempre vai haver uma boa dose de amargo para um pouco de doce. Afinal não é assim para férias? Onze meses de trabalho para um de descanso.

No entanto a atividade que eu considero menos motivadora é o processo de documentação; seja para blueprint, processos, procedimentos, gaps e desenvolvimentos.

Sei que é uma atividade enfadonha, demorada, individual, burocrática e trabalhosa. Por si só, já começa pelo pé esquerdo, mas não é isto que me desagrada.

O que mais incomoda é que se trata de um trabalho que sempre é jogado no lixo (obviamente, depois de um tempo).

Vamos entender

Qual o objetivo da Documentação? Segue uma relação de explicações que tenho colhido ao longo de mais de uma década trabalhando com SAP, seja em projetos, melhorias pontuais ou suporte.

Interface entre Equipes

A documentação será utilizada por outra equipe a fim de entender o trabalho que está sendo realizado. Ou seja, serve de interface de comunicação entre equipes distintas.

• equipes de projeto x equipes de suporte;
• analista x desenvolvedor;
• consultoria x cliente;

Mitigar Riscos

A documentação servirá de subsidio para analisar impactos e dimensionar esforços de mudança, evitando-se erros e mitigando riscos.

• análise de impactos;
• entendimento de dependências;
• check list de revisões;

Gestão de Conhecimento

O que hoje é mais valorizado do que conhecimento? Nós consultores somos remunerados devido ao pleno conhecimento de sistemas SAP, nada mais; a única riqueza que temos é o nosso saber.

A documentação é o meio para que seja gerado o ativo de conhecimento a fim de que este seja perene entre todos os membros de um grupo, uma empresa ou uma corporação.

• Formalização dos motivos que geraram a atividade, tarefa ou projeto;
• Base de conhecimento para mudanças de pessoas na equipe;

Todos estes motivos fazem da documentação em atividades relacionadas a sistemas SAP um ótimo argumento para que a mesma seja realizada, concordo em gênero, número e grau.

A importância da geração e gestão de documentação não é restrita a processos relacionados a sistemas SAP. Pelo contrário, é atividade presente em qualquer outro sistema, sejam eles desenvolvidos, adquiridos, comprados ou licenciados.

O problema começa neste ponto. Os sistemas SAP têm peculiaridades e diferenças. Erra-se ao aplicar métodos envelhecidos e não adaptar métodos modernos além de desvirtuar o objetivo ao qual atende a documentação.

Segue uma relação de erros claros e praticamente repetidos sem questionamentos.

Documentação de Projeto x Documentação de Sistema

• A documentação que é produzida herda de processos e procedimentos criados em projeto, e portanto atendem especificamente ao ciclo de vida do projeto.
• O projeto tem começo, meio e fim. O sistema será utilizado e mantido após o fim do projeto, após isto o uso e utilidade da documentação terminam junto com o projeto.
• Projetos distintos, assim como melhorias não utilizam a mesma base de documentação, e portanto se tornam um risco não mitigado pela falta de governança centrada no sistema.
• Documentações de projetos e melhorias modificam as mesmas parametrizações e desenvolvimentos sem a união destas informações.
• Ao longo do tempo, várias melhorias mudam o sistema e até mesmo chegam a descaracterizar o que foi realizado no projeto de implementação, ficando a documentação desatualizada e sem utilidade.

Documentação de Planejamento x Documentação de Realização

Entre equipes de analistas e desenvolvedores, tem-se a “Documentação Funcional” e “Documentação Técnica”, geralmente são utilizadas para passar idéias e instruções do que é necessário e o como deverá ser implementado atendendo o objetivo inicial.

Geralmente durante a implementação encontram-se erros ou necessita-se de complementos, no entanto a documentação “aprovada” não é revista.

Caso a documentação seja revisada, geralmente não é feito um controle adequado das diferenças entre as revisões.

O foco da documentação é destinado para “instruir” de forma “planejada” a atividade que será realizada.

Quase nenhum esforço é destinado para documentar o resultado final da realização do sistema.

A documentação de processo e seus procedimentos é desassociada da documentação do sistema.

Documentação é para a Consultoria e não para o Cliente ou Sistema

Todos os tipos de documentos gerados em um projeto tem por objetivo proteger a consultoria a fim de sustentar todas as necessidades de mudança de escopo e esforços adicionais.

Quais documentos gerados não estão ligados a uma confirmação por um dos lados e estabelecem uma quantidade tangível de esforço e tempo?

O cliente contrata uma consultoria “A” ou “I” a fim de conseguir maturidade e conhecimento. No final das contas, cai em uma verdadeira “armadilha”, em que clientes são os fornecedores de munição de “fogo (falso) amigo”.

Caso seja realizada a documentação do sistema, consultorias e consultores entendem que estariam entregando o “ouro” do conhecimento e portanto não passam ao cliente.

Na prática, o sistema não é documentado

O resultado do trabalho em um projeto de implementação são configurações e desenvolvimentos para processos em execução em um sistema SAP.

Para isto configurações, tabelas e programas ficam em requests e abertos no sistema, os processo ficam a cargo dos usuários e key-users.

Necessitando informações do sistema verificam-se as configurações, programas e tabelas. Para os procedimentos de uso do sistema, é realizado entre usuários.

Confiança no sistema e conceitos implícitos

Para grande parte do mercado, Sistemas SAP são sinônimos de confiabilidade. Pois garantem processos sólidos e confiáveis, por exemplo, compreende-se que o SAP ERP calcula, registra e contabiliza adequadamente impostos. Os conceitos e detalhes de cálculo ficam implícitos no sistema, ninguém fica documentando este tipo de informação.

Conclusões e Considerações

• Existem casos e casos, nada neste mundo é 100% “X” ou “Y”. Existem casos que a documentação é realmente efetiva, bem feita, bem gerenciada.
• Para gerir adequadamente a documentação SAP é necessário um grande esforço, além de muita disciplina e maturidade. Consequentemente é um investimento muito alto, constante e muito fácil de perder a visibilidade de retorno. Pois o retorno é subjetivo a impactos intangíveis e imprevisíveis. Os Riscos podem ser medidos somente após erros em experiências anteriores.
• Casos conhecidos estão diretamente relacionados a obrigações e exigências externas, tais como FDA e SOX.
• O conhecimento para gerir adequadamente está além dos cursos e treinamentos. O conteúdo é focado em como utilizar o sistema.
• Obviamente, documentação não é lixo, basicamente coloco em “xeque” a verdadeira utilidade e beneficio. Quero focar em um retorno adequado de horas e horas de trabalho.

Caminhos e Soluções

1. Separar gestão de mudança do sistema com a gestão de projetos e gestão de problemas e incidentes.
2. Gerenciamento de “transport” requests ligados a um requisito, por exemplo o que é feito pelo Solman/Charm.
3. Automatizar e focar em documentação do Sistema com controle adequado de dependências entre objetos, versões e requests.
4. Gerenciar adequadamente a ligação “Processos” e “Modificações de Sistema”, permitindo rastrear mudanças, dependências e seus impactos, mitigando efetivamente riscos.

Para Refletir

Hoje a documentação é feita desta maneira pois sempre foi feita assim, projeto após projeto.

Complementando com um exemplo real

Na implementação foi utilizado para documentar uma ferramenta wiki, ao invés do diretório compartilhado de rede. Este repositório trata-se da uma das ferramentas de gestão de conhecimento.

Após 6 anos, passado por três consultorias, um funcionário formação no módulo de FI, conseguiu realizar sozinho, a implementação de uma nova empresa no SAP em 3 dias.

Somente através da documentação registrada e devidamente indexada.

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